Привет, мы — Антон и Ната из московской студии Lateral Summer, которая делает интерактивное кино и VR. Друзья знают нас как компактную распределенную команду, которая много всего успевает и применяет в гуманитарной сфере IT-технологии. С началом весеннего карантина нас постоянно просили поделиться своим опытом и лайфхаками — как творческим коллективам работать в новой домашней реальности, как все успевать и по дороге не поехать кукухой. Сейчас, когда столько людей вновь рассаживаются работать по домам, эти рекомендации опять становятся актуальными.
Примите за истину: вы не в домике на выходные. Новый образ жизни с нами надолго и останется даже после пандемии. Многие бизнесы и даже целые индустрии откажутся от многих nice to have вещей:
Вот что поменялось:
Вас спасет четкая организация работы — своей и командной.
Неохота быть капитанами Очевидность, потому что про всё это давно написаны полезные книги. Мы рекомендуем книжки основателей компании Basecamp Джейсона Фрайда и Дэвида Хайнемайера Хенссона. Им можно верить, потому что это не очередные авторы мутной бизнес-молодости, а четкие ребята, которые много лет работают распределенно, и пилят один из самых популярных инструментов для командной работы на планете. Он тоже называется Basecamp. Начать можно с их книги «Remote. Офис не нужен».
И — да, читайте книги, там давно все написано. Работать по инерции уже не получится.
Определите свои рабочие часы и договоритесь об этом с командой.
Составляйте план работы на день, не преувеличивая свои возможности. Хорошую схему предлагает Александр Молчанов — автор первой в России сценарной онлайн-школы, наш педагог и друг. Он говорит, что надо делить работу на блоки. Например:
— коммуникaция (письма, созвоны);
— творчество
— технические задачи
— бытовуха
Есть ощущение, что бумажный ежедневник — он же bullet journal — сейчас лучше личного органайзера в компьютере или телефоне, потому что это лишний повод отойти от компьютера…
…но это только ощущение, потому что кому-то удобнее автоматические ремайндеры. Найдите вариант, который вам больше подходит, — это может занять время, но это — обязательно.
Организуйте удобное рабочее место — не уютное и мягкое, а рабочее кресло, за которым вы будете сидеть с прямой спиной.
Занимайтесь спортом: бег, йога, силовые тренировки с тренером онлайн или прогулки. Если вы думаете, что времени на спорт нет, вспомните, что еще недавно час или два в день вы тратили на дорогу. Спорт заряжает энергией, это важно.
Не работайте в «нерабочие часы». Соблазнительно начинать работать, как только откроешь глаза, и заканчивать, когда уже засыпаешь. Если не будете отдыхать, то выгорите и будете хуже работать.
Обязательно запланируйте обед, желательно — часовой. Мы используем «текущий обед», как в кинопроизводстве, когда нет времени на общий обед по регламенту, и каждый выбирает время обеда сам, по собственной загруженности.
Важно, чтобы во время обеда вы переключились, для этого можно:
Ставьте профессиональные цели и задачи на день, неделю, месяц, чтобы знать, к чему вы стремитесь. И не забывайте их актуализировать и корректировать.
Обсудите с семьей и собакой новый распорядок дня.
Заведите систему смыслооборота. У нас в нее входят следующие приложения и сервисы:
Заведите рабочий чат, где будет только работа. Лучше всего — Slack или аналог, потому что в том же телеграме рабочая переписка окружена веселыми канальчиками, в которых смыслы тут же потеряются.
Заведите инструмент для управления проектами. Наш выбор — Trello. Это особенно важно, чтобы знать загрузку друг друга — сейчас и так тяжеловато, так что давайте не будем провоцировать рабочие конфликты из-за нереалистичных сроков и объемов работы. Да, и помните, что если нет дедлайна — нет задачи.
Настройте групповой календарь. Делается это через CalDAV — сетевой протокол синхронизации календарных событий (если не можете, попросите своего айтишника). Например, у нас это организовано так:
В работе с текстом, а это все-таки наша основа основ, мы используем Dropbox Paper и то, что коллеги из Яндекса называют «декомпозиция», — по каждой новой задаче составляем сверхкраткий сухой список пунктов с подпунктами. Все, вы больше не боитесь белого листа, потому что он не белый, а у вас есть опорные точки для дискуссии.
Вы сейчас читаете такую декомпозицию из пунктов и подпунктов. Это удобно — из нее легко сделать список задач и затем пройтись по нему, вычеркивая выполненное.
Разметка markdown, которую использует Paper и которую очень любят сотрудники IT-компаний, позволяет не отвлекаться на рюши и работать со структурой текста. Этим Paper лучше Google Docs, который имитирует работу обычного офисного пакета.
Еще есть Notion — он для заведения и распределения информации еще более классный, но нашей команде, которая постоянно меняет очертания, он не подходит по ценовой политике. Возможно, вам подойдет.
Выберите подходящий вам видеочат:
К сожалению, не все вопросы можно решить онлайн — для срочной отправки оригиналов документов подыщите заранее курьерские службы с удобными вам условиями. В зависимости от контекста и срочности мы пользуемся:
Если все хорошо — дайте курьеру на чай, как завещал гений Кодзима.
Договоритесь о рабочих часах и выходных! Соотнесите личные рабочие часы (см. выше) с рабочими часами команды.
Допустим, у нас, если задача создана в субботу после обеда, это означает, что дедлайн по ней может быть не раньше вечера понедельника.
Воскресенье (или любой другой день по вашему общему выбору) — священный выходной, за исключением форс-мажоров. Правда, теперь, как в фильме «Начало», у нас всех будут форс-мажоры внутри одного большого форс-мажора.
Поддерживайте друг друга. Устраивайте вечеринки в видеочате. Можно вместе с игристым, а можно по ЗОЖу постоять вместе в планке или «собаке».
Этот раздел должен был называться «встречи и звонки», но вы поняли.
Синхронизироваться внутри команды нужно минимум раз в неделю, чтобы соотнести постепенно «съезжающие» внутренние часы каждого члена команды и выровнять биение общего сердца. Никто из нас не камертон, и сила мы только вместе. Не стесняйтесь признаваться, что вам тяжело, и просить помощи.
Встреча в нашей реальности нужна, чтобы снять актера, записать его в студии, короче, сделать что-то, что категорически невозможно исполнить онлайн.
И оказывается, что 90% вещей можно провести онлайн. Иногда можно перенести в онлайн то, что, казалось бы, совсем не переносится. Например, упражнение «режиссер, руководящий звукозаписью через Skype» мы впервые опробовали в 2014-м и, кажется, на днях повторим.
Что нужно, чтобы синхронизироваться:
Составьте план звонка (что? да!), огласите его заранее, прикиньте его продолжительность и внесите его в расписание.
План нужен, чтобы вы четко знали, с чем вы приходите на звонок; что именно вы обсуждаете, с чем вы выходите — обычно это:
Убедитесь, что кто-то из участников созвона ведет протокол беседы и записывает основные моменты. Мы обычно перед звонком открываем проектный документ в Paper и вносим все туда в отдельный подраздел, куда смотрят все участники, а затем асинхронно растаскиваем смыслы из записанного по общей декомпозиции.
Интернет! Имейте два работающих канала связи. Сейчас это легко: кинули стомегабитный OnLime и завели Yota на сравнительно новом телефоне, куда можно оперативно переподключить компьютер, если проводной канал лег под натиском соседских просмотров Pornhub.
Неловко говорить об этом в 2020-м, но оснастите себя нормальной техникой. Если на звонке на много человек где-то что-то хрюкает, стучит, слышно эхо или голос как из унитаза — зуб даем, что это чей-то старый и любимый, как домашние тапочки, PC-ноутбук, подыхающий от износа и вирусов. Если вы работаете в творческих индустриях, вы можете позволить себе MacBook (Air/Pro), если вам кажется, что нет, — прозрейте на Avito. На маках всегда все классно работает…
…за вычетом фронтальной камеры у ноутбуков, которая исторически, прямо скажем, невзрачная. Она в целом нормальная для технических созвонов, но, если вы ведете видеоподкасты или пишете много видео с собой в кадре, взгляните на старшие модели веб-камер Logitech — они очень окей. Впрочем, на созвонах большой группой видео лучше выключать, чтобы сохранить качество связи.
Наушники с шумоподавлением обязательны, если вы хотите созваниваться с улицы:
Выберите тихое и равномерно освещенное место. Если звонок ответственный, всегда звоните из дома. Если нет и вас смогут прикрыть ваши коллеги — можете попробовать и с улицы.
Заведите будильник за 10 минут до звонка. Чтобы успеть пописать, помыть руки, налить кофе — опять же, странно про все это писать в 2020-м, но вы не представляете, сколько людей в начале созвона ерзает по 10 минут, в спешке настраивая свое рабочее место.
Модерируйте беседу, чтобы никто не растекался мыслью вширь. — когда не видно лиц товарищей, легко скатиться в болтовню. Всегда есть место шутке и краткому офтопику. Главное, чтобы этот small talk не отъедал время от действительно важной дискуссии.
Напоследок мы составили списки личных лайфхаков и попросили наших продюсеров Алю Береславцеву и Злату Ермакову их дополнить своими.
Я — сова, мне так удобнее, поэтому я стараюсь не оставлять срочных нерешенных вопросов на утро.
Мне нужно пару часов на «разгон»:
Мне удобнее не бумажный ежедневник, а гибрид из:
Fantastical крут: ты тыкаешь в нужный день, пишешь что-то вроде «16 Окоп», мотаешь и переключаешь календарь в командный, и все — вся команда знает, что в нужный день у нас синхронизация по проекту с названием «Окоп» (кстати, реальное название проекта, который мы сейчас делаем).
Если завтра надо сделать что-то конкретное и важное, но мелкое, я с вечера просто завожу нужный будильник с пометкой.
Вечером удобно отправить всех спать и пару часов помедитировать на долгоиграющие идеи, завиральные проекты, что-то большое и красивое, а вот с утра лучше разбирать сложный материал (сценарии), сделать декомпозицию очередной задачи, вычитать смету, etc.
Я стараюсь днем выходить на пробежку или прогулку на час. Это помогает структурировать мысли, точнее сформулировать идеи или придумать решение проблемы.
Итоги встречи, обсуждения проекта, мысли: все, что фиксирую быстро, я записываю в Paper или личные сообщения самой себе в телеграм.
Чтобы снизить тревожность, что мне нечем будет заняться, в личном Trello у меня — чердачок проектов, к которым я вернусь в свободное время.
Но последний год у меня дни заканчиваются, а дела — нет. Если я не знаю, за что браться, то медленно записываю на бумажном стикере свои дела. Даже если я внесла все задачи в рабочий Trello. Пока я вывожу их от руки, я уже знаю, с чего начну. А вычеркивать дела из такого списка — отдельное удовольствие.
Я склонна к интроверсии и счастлива в работе, поэтому у меня сильная внутренняя мотивация. Если мне нужна поддержка, то я разговариваю с коллегами и соавтором. Я уважаю этих людей, и их оценка и идеи вдохновляют меня и помогают чувствовать себя уверенно.
Первое время я очень боялась работы вне офиса, боялась, что собьется режим и не представляла, как можно работать и отдыхать в одном месте. Помогает продумывать свой день (и не только работу) накануне.
Маленькие ритуалы:
Удобное и ободряющее рабочее место, на моем самое необходимое, но обычно стоит букет цветов.
Спорт. Пока закрыты спортзалы и бассейны, я пользуюсь приложениями для домашних тренировок, например, Nike Training Club.
Список дел. Помимо Trello я выписываю задачи на день карандашом на листе и расставляю приоритеты.
Звонки родным и друзьям — важная часть моей ежедневной рутины.
Команда. Чувство, что вы смотрите в одном направлении и вместе делаете что-то важное, — бесценно.
Предсказуемость и правильные стратегии коммуникации:
Эмпатия. Старайтесь замечать в каком эмоциональном состоянии находятся окружающие, особенно если это члены вашей команды. Поддерживайте и вдохновляйте друг друга.
Работа из дома мало чем отличается от работы в офисе, если вы умеете переключаться — это самый главный рецепт успеха.
Дома / в интернете кажется, что время как будто ничего не стоит, вы же «дома» — ничего подобного, это ложное ощущение, оно со временем уйдет.
Не теряйте связь с реальностью. Вам может казаться, что в вашем маленьком пузырике домашней работы все классно, тогда как прямо сейчас рядом с вами разоряется малый бизнес в сфере обслуживания.
06.10.20, 15:27
Выбор редактора
Подборка Buro 24/7